Wie auf der Frühjahrs-GV 2016 (aktualisiert) vereinbart - 29.-30. April - Brüssel
1. GRUNDSÄTZE
a) Vertretung der Interessen der verschiedenen Institute und Vereinigungen von Raumplanern gemäß Art. 5 der Statuten, die in den vom Europarat vertretenen Ländern bestehen.
b) durch ihre Institute und Verbände die Interessen der im öffentlichen, privaten und akademischen Sektor tätigen Raumplaner zu vertreten.
c) Vertreter des privaten, akademischen, öffentlichen oder assoziierten Sektors, die einen Bezug zur Planungspraxis haben, als korrespondierende Mitglieder oder Beobachter zusammenzubringen.
d) Aufbau von Partnerschaften mit internationalen Organisationen, die die Ambitionen der ECTP-CEU unterstützen
e) eine übersichtliche, einfache, sparsame und effiziente Struktur zu schaffen, die eine einfache Arbeit und Entscheidungsfindung ermöglicht.
f) Gewährleistung der Kontinuität und der maßgeblichen Vertretung der verschiedenen Mitglieder, wobei zu berücksichtigen ist, dass einige Präsidenten ihr Amt in ihrem Institut oder Verband nur ein Jahr lang ausüben.
2. STRUKTUR
a) Die ECTP - CEU besteht aus zwei Delegierten pro Institut oder Verband. Den Vorsitz führt der Präsident. Bei der Ernennung ihrer Delegierten werden die Institute und Vereinigungen ermutigt, so weit wie möglich die Interessen ihrer im öffentlichen, privaten und akademischen Sektor tätigen Mitglieder zu vertreten. Es liegt im Ermessen der Institute und Vereinigungen, für welchen Zeitraum sie Delegierte ernennen.
b) Der Exekutivausschuss, in der Satzung "Comité Exécutif" genannt, setzt sich aus den Verwaltungsmitgliedern zusammen, d.h. dem Präsidenten, dem Vizepräsidenten, zwei oder mehr Verwaltungsmitgliedern, dem Generalsekretär und dem Schatzmeister. Den Vorsitz führt der Präsident. Die Amtszeit der Verwaltungsratsmitglieder beträgt vier Jahre und sie können nur einmal hintereinander wiedergewählt werden. Der Präsident hat eine Amtszeit von zwei Jahren und wechselt sich im zweiten Zweijahreszeitraum mit dem Vizepräsidenten ab; er kann wiedergewählt werden. Bei jeder Wahl wird der Exekutivausschuss versuchen, mit den Delegierten eine Vereinbarung zu treffen, die im Interesse der Kontinuität eine möglichst lange Zugehörigkeit zur ECTP - CEU gewährleistet.
c) Es können ARBEITSGRUPPEN und TASK FORCES eingesetzt werden, um spezifische Aufgaben zu erfüllen. Jedes Mitglied hat Anspruch auf einen Vertreter in jeder Arbeitsgruppe oder Task Force, der aus den ständigen Delegierten der ECTP - CEU oder anderen Vertretern ausgewählt werden kann. Die Dauer der Ernennung der Vertreter liegt im Ermessen der Institute und Verbände.
3. ZUSTÄNDIGKEITEN UND BEFUGNISÜBERTRAGUNGEN
a) Die Generalversammlung ist sowohl ein Beschlussorgan als auch ein Arbeitsorgan. Die Zustimmung der Generalversammlung ist erforderlich für die Punkte gemäß Art. 21 der Statuten.
b) Der Exekutivausschuss hat die volle Befugnis, im Rahmen des vereinbarten Mandats und des vereinbarten Budgets zu handeln.
c) Die Rolle des Exekutivausschusses ist:
(i) Aufrechterhaltung der Dynamik und Organisation der Geschäfte der ECTP - CEU.
(ii) Er ergreift die Initiative in Verwaltungs- und Verfassungsfragen, einschließlich des Haushalts und der Aufnahme neuer Mitglieder, sowie bei der Beilegung von Streitigkeiten.
(iii) Vorbereitung von Material für die Generalversammlung und Abgabe von Empfehlungen an diese.
(iv) die Arbeitsgruppen und Task Forces zu beaufsichtigen, sie zu unterrichten und ihre Ergebnisse entgegenzunehmen und sicherzustellen, dass sie über wirksame Programme verfügen, an die sie sich halten.
(v) Vertretung der ECTP - CEU, wenn nötig.
(vi) Organisation der Verfahrensmodalitäten für die Wahl der Mitglieder des Exekutivausschusses.
d) Der Präsident kann Vorschläge, die nicht ausdrücklich der Generalversammlung gemäß Buchstabe a) vorbehalten sind, gegebenenfalls zwischen den Sitzungen vereinbaren und in der nächsten Sitzung des Exekutivausschusses Bericht erstatten.
e) Die Arbeitsgruppen erarbeiten Vorschläge für den Exekutivausschuss und die Generalversammlung, über die sie gemäß den vereinbarten Grundsätzen abstimmen, es sei denn, die Angelegenheiten werden ausdrücklich zur Bearbeitung delegiert.
4. WAHL DES EXEKUTIVAUSSCHUSSES
a) Der Exekutivausschuss (ExCo) setzt sich aus mindestens 3 und höchstens 9 gewählten Delegierten zusammen und sollte ein ausgewogenes Verhältnis zwischen nord-, mittel- und südeuropäischen Ländern sowie zwischen großen und kleinen Verbänden widerspiegeln. Die Zahl der Verwaltungsratsmitglieder im Exekutivausschuss kann durch einen Beschluss der Generalversammlung erhöht werden.
b) Die ExCo-Mitglieder werden alle 4 Jahre von der Generalversammlung in geheimer Wahl gewählt.
c) Alle ExCo-Mitglieder (auch "Administratoren" genannt) werden für eine Amtszeit von vier Jahren gewählt. Alle ExCo-Mitglieder können nur einmal hintereinander wiedergewählt werden. Die Eignung der Kandidaten wird von der Generalversammlung auf der Grundlage eines Vorschlags zu den allgemeinen politischen Leitlinien beurteilt, der der Generalversammlung von jedem Kandidaten vorgelegt wird. Bei der Kandidatur muss jeder Kandidat auch seine Bereitschaft erklären, in der kommenden Periode für den Vorsitz zu kandidieren, und ein spezifisches Manifest oder eine Erklärung mit vorgeschlagenen Strategien und Maßnahmen abgeben. Dieses Dokument (das im Laufe der Zeit überarbeitet wird) bildet die Grundlage für die Ernennung der beiden Präsidenten gemäß Buchstabe f).
d) Ein Mitglied des Exekutivausschusses muss laut Satzung der belgische Verwalter sein und die belgische Staatsangehörigkeit besitzen.
e) Ein Mitglied des Exekutivausschusses kann aus den Delegierten der korrespondierenden Mitglieder gewählt werden und hat Stimmrecht im Exekutivausschuss.
f) Nach der Wahl gemäß Buchstabe c) tritt der Exekutivausschuss zusammen, um in geheimer Wahl zwei Vorsitzende, einen Generalsekretär und einen Schatzmeister zu ernennen. Diese Ämter können auch durch den belgischen Verwalter besetzt werden. Keines dieser Ämter kann durch das gemäß Absatz e) gewählte ExCo-Mitglied besetzt werden.
g) Die Generalversammlung ratifiziert die Zusammensetzung des Exekutivausschusses in geheimer Abstimmung; falls die Generalversammlung sie nicht ratifiziert, schlägt der Exekutivausschuss eine andere Zusammensetzung vor. Kommt keine Ratifizierung zustande, wählt die Generalversammlung die Posten des Exekutivausschusses direkt in geheimer Abstimmung.
h) Ein Präsident übernimmt das Amt für die erste Zweijahresperiode, der andere für die folgende Zweijahresperiode. Sie werden sich automatisch abwechseln. Die Reihenfolge des Wechsels wird vom Exekutivrat festgelegt.
i) Einer der beiden Präsidenten übt das Amt des Vizepräsidenten aus, während der andere die Präsidentschaft innehat. Fällt der Präsident aus irgendeinem Grund während seiner Amtszeit aus, übernimmt der Vizepräsident die Präsidentschaft bis zum Ende der natürlichen Periode. Fallen beide Präsidenten während ihrer Amtszeit aus, ernennt der gewählte Exekutivausschuss zwei neue Präsidenten gemäß f).
j) Fallen ein oder mehrere Mitglieder des Exekutivkomitees während ihrer Amtszeit aus, wählt die Generalversammlung ein neues Exekutivkomitee-Mitglied, das bis zum Ende der regulären Amtszeit im Exekutivkomitee tätig ist.
l) Wenn ein ExCo-Mitglied aufhört, Delegierter seiner Vereinigung zu sein, findet Absatz j) Anwendung.
m) Die Generalversammlung kann ein oder mehrere ExCo-Mitglieder anfechten, wenn nachgewiesen wird, dass sie nicht satzungsgemäß handeln oder ihre Pflichten nicht ausreichend erfüllen. In diesem Fall kann das betreffende ExCo-Mitglied seine Einwände vorbringen. Die Generalversammlung wird in geheimer Abstimmung entscheiden.
n) Die Wahl des neuen ExKo findet auf der Generalversammlung statt, die der letzten für das scheidende ExKo vorausgeht. Das gewählte ExKo beginnt seine Amtszeit nach Abschluss der Generalversammlung, die auf diejenige folgt, auf der es gewählt wurde.
5. TREFFEN
a) Die Generalversammlung tritt zweimal in jedem Kalenderjahr zusammen (eine davon gilt als Jahreshauptversammlung). Die Präsidenten der Institute und Verbände, die das Internationale Übereinkommen und die Erklärung unterzeichnet haben, werden ebenfalls zur Teilnahme an der Jahreshauptversammlung eingeladen.
b) Der Exekutivausschuss tritt unmittelbar vor oder nach der Sitzung der Generalversammlung zusammen. Weitere Sitzungen des Exekutivausschusses können gegebenenfalls in den Zeiträumen zwischen den Generalversammlungen anberaumt werden.
c) Die Tagungsorte werden jährlich festgelegt. Die Generalversammlung tagt in der Regel vorzugsweise in Brüssel. Bei besonderen Anlässen und auf Empfehlung des Exekutivausschusses kann die Generalversammlung an einem beliebigen Ort in Europa tagen, sofern eine angemessene Erreichbarkeit für alle Mitglieder gewährleistet ist.
6. ABSTIMMUNG
a) In den Sitzungen der Generalversammlung hat jedes europäische Land eine Stimme. (Korrespondierende Mitglieder, Beobachter und Partnerschaftsvereinigungen sind nicht stimmberechtigt.
b) In den Sitzungen der Generalversammlung kann nur ein Delegierter jedes Vollmitglieds im Namen des betreffenden Vollmitglieds abstimmen. In Abwesenheit beider Delegierten kann jedes Vollmitglied ein anderes Vollmitglied mit der Stimmabgabe beauftragen. Eine Abstimmung in Abwesenheit ist bei Tagesordnungspunkten der Generalversammlung nur möglich, wenn dem Generalsekretär vor Erreichen des Tagesordnungspunktes eine schriftliche Abstimmungserklärung vorliegt. Die Vertretung durch einen Bevollmächtigten bei einer Abstimmung ist ebenfalls möglich, wenn dem Generalsekretär vor Eintritt in die Tagesordnung ein schriftlicher Nachweis über die Ernennung des Bevollmächtigten vorgelegt wird.
c) Alle Änderungsanträge zu Vorschlägen in Finanzfragen müssen in schriftlicher Form vorgelegt werden, wenn ein Mitglied der Versammlung dies zum besseren Verständnis für notwendig hält.
d) In den Sitzungen der Generalversammlung wird über die folgenden Angelegenheiten geheim abgestimmt:
- Aufnahme oder Ausschluss von Mitgliedern;
- Zusammensetzung und Wahl des Exekutivausschusses;
Die Abstimmung über andere Angelegenheiten erfolgt in der Regel durch Handzeichen.
e) Drei Ehrenpräsidenten, der amtierende Präsident oder der Generalsekretär bilden in dieser Reihenfolge ein dreiköpfiges Team von Wahlprüfern, das für die Einhaltung des korrekten Verfahrens bei diesen Abstimmungen verantwortlich ist.
f) In den Sitzungen des Exekutivausschusses hat jedes Mitglied des Exekutivausschusses eine Stimme, und für alle Beschlüsse ist eine einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen erforderlich. Bei Abwesenheit eines Ausschussmitglieds kann ein anderes Mitglied des Ausschusses beauftragt werden, es zu vertreten. Der Exekutivausschuss ist beschlussfähig, wenn die Hälfte der Mitglieder persönlich anwesend oder durch einen Bevollmächtigten vertreten ist.
g) Der Präsident hat bei der Leitung der Generalversammlung und des Exekutivausschusses eine ausschlaggebende Stimme.
h) Die Mitglieder des Exekutivausschusses können an den Sitzungen der Arbeitsgruppen oder Task Forces von Amts wegen teilnehmen und das Wort ergreifen. Es ist nicht vorgesehen, dass bei Sitzungen der Arbeitsgruppen oder Task Forces Abstimmungen erforderlich sind.
7. VORBEREITUNG DER ECTP - CEU-SITZUNGEN
a) Die Tagesordnungen für die Sitzungen der Generalversammlung werden vom Exekutivausschuss erstellt. Die zu erörternden Themen werden aufgelistet und, soweit erforderlich, durch Notizen, Berichte und detaillierte Vorschläge ergänzt.
b) Jede Tagesordnung enthält mindestens die folgenden Punkte:
(i) eine Liste aller zu prüfenden Angelegenheiten (vorbehaltlich geringfügiger Änderungen)
(ii) das Protokoll der letzten Generalversammlung (wird als gelesen angenommen)
(iii) die Protokolle oder einen Bericht des Präsidenten über alle nachfolgenden Sitzungen des Exekutivausschusses (nur zur Information und zur Klärung)
(iv) finanzielle Angelegenheiten (Bericht des Schatzmeisters)
(v) die Festlegung der Termine und des Tagungsortes für die nächsten beiden Generalversammlungen.
c) Auf der jährlichen Frühjahrsvollversammlung müssen der Jahresabschluss für das vorangegangene Jahr bis zum 31. Dezember und der Haushaltsplan für das folgende Jahr zur Genehmigung vorgelegt werden.
d) Auf der jährlichen Generalversammlung muss der Vorstand über die Schritte berichten, die unternommen wurden, um das Ziel zu erreichen, mindestens ein Mitglied aus jedem europäischen Land zu haben, und die Tagesordnung muss angeben, inwieweit dieses Ziel erreicht wurde.
e) Die Tagesordnung für die Sitzungen der Generalversammlung wird vom Generalsekretär mindestens einen Monat vor jeder Sitzung verteilt.
8. STANDARDVERTEILUNG DER GESCHÄFTE BEI ECTP- CEU-SITZUNGEN
a) Die Generalversammlung wird drei Themen behandeln:
(i) interne administrative und politische Angelegenheiten;
(ii) fachlicher Austausch/politische Debatte über Planungsfragen
(iii) fachliche Besonderheiten, die von externen Gästen eingebracht werden können.
b) Ein beträchtlicher Zeitraum ist für den fachlichen Austausch und die politische Debatte über Planungsfragen vorgesehen. Daher gibt es unter Ziffer i) einen Teil mit den zu erörternden Themen und einen informativen Teil. Die Länge der Redebeiträge wird vom Präsidenten vor der Diskussion auf der Grundlage der Gleichbehandlung vorgeschlagen.
c) Auf den Jahreshauptversammlungen werden die Präsidenten der Mitgliedsorganisationen aufgefordert, sich aktiv an Teil a) (ii) zu beteiligen. Die Länge der Reden wird vom Präsidenten auf der Grundlage der Gleichberechtigung vorgeschlagen.
Jeder Mitgliedsverband schickt dem Generalsekretär bis spätestens 31. Oktober einen jährlichen Bericht über die Entwicklung der Raumplanung, die Ausbildung, die Vorschriften, die wichtigsten Veranstaltungen und die Aktualisierung der Informationen auf der Website.
d) Für das besondere fachliche Merkmal können zu jeder Generalversammlung Gastredner eingeladen werden, die ihre Ansichten zu Themen darlegen, die für die ECTP - CEU, die Mitgliedsorganisationen oder den Berufsstand von Bedeutung sind.
e) Tagesordnungspunkte, die am Ende der Generalversammlung noch offen sind, werden auf die nächste Sitzung vertagt oder an den Exekutivausschuss zur weiteren Vorbereitung oder zur Ausarbeitung durch eine Arbeitsgruppe zurückverwiesen.
9. TEILNAHME AN ALLGEMEINEN VERSAMMLUNGEN
a) Jedes Vollmitglied kann einen zusätzlichen Vertreter ernennen, der die Delegierten zu den Sitzungen der Generalversammlung begleitet, entweder für eine bestimmte Sitzung oder auf kontinuierlicher Basis. Diese Vertreter, die Delegierten der Korrespondierenden Mitglieder und die Beobachter können an den Sitzungen teilnehmen, sind jedoch nicht stimmberechtigt.
b) Vertreter von Beobachtern können an den Generalversammlungen teilnehmen, außer bei den Diskussionen über ihre Zulassung. Sie sind nicht stimmberechtigt und dürfen nur sprechen, wenn sie vom Präsidenten dazu aufgefordert werden. Gäste und andere geladene Gäste, einschließlich der Vertreter von Partnerschaften, können auf Einladung des Präsidenten an den Sitzungen der Generalversammlung teilnehmen und sich an den Diskussionen beteiligen, haben jedoch kein Stimmrecht.
c) Bei vertraulichen Diskussionen im Plenum können Gäste und andere geladene Personen vom Präsidenten aufgefordert werden, den Saal zu verlassen.
d) Das Wort steht allen Mitgliedern der ECTP - CEU offen, wobei die Länge der Reden pro Mitglied gleich ist. Längere Reden können bei Diskussionen auf der Grundlage eines vorbereiteten Papiers, das der Sitzung vorgelegt wurde, zugelassen werden.
10. BEENDIGUNG DER MITGLIEDSCHAFT
a) Die Mitgliedschaft kann von der Generalversammlung auf Empfehlung des Exekutivausschusses beendet werden, wenn ein Mitglied nicht mehr in der Lage ist, die Kriterien für die Mitgliedschaft zu erfüllen, oder wenn sein Beitrag zur ECTP - CEU ganz oder teilweise sechs Monate oder länger aussteht.
b) Anträge auf Wiederaufnahme in die Mitgliedschaft werden auf derselben Grundlage wie die ursprünglichen Anträge behandelt, aber ein Mitglied, dessen Mitgliedschaft wegen Nichtzahlung der Beiträge beendet wurde, wird erst dann wieder aufgenommen, wenn alle Rückstände beglichen sind, sofern die Generalversammlung nichts anderes beschließt.
11. ABONNIEREN
a) Die Jahresbeiträge zur ECTP - CEU werden nach einer von der Generalversammlung auf ihrer Frühjahrstagung genehmigten Skala berechnet und sind am 28. Februar eines jeden Jahres fällig und zahlbar.
b) Ist ein Mitglied mit seinem Beitrag ganz oder teilweise im Rückstand, so ruht sein Stimmrecht bis zur Begleichung der Rückstände, es sei denn, die Generalversammlung erkennt an, dass der Rückstand auf außergewöhnliche Umstände zurückzuführen ist, und überzeugt sich davon, dass die Zahlung vor ihrer nächsten Sitzung erfolgen wird.
c) Beobachter und korrespondierende Mitglieder zahlen einen Beitrag, der von der Generalversammlung festgelegt und genehmigt wird.
d) Diese Beiträge und Mitgliedsbeiträge sollten für das erste Jahr auf einer anteiligen monatlichen Basis berechnet werden.
e) Kommt keine neue Vereinbarung zustande, bleibt die für das vorangegangene Jahr festgelegte Beitragshöhe in Kraft.
f) Partnerschaften mit anderen internationalen Verbänden beruhen auf gegenseitigem Einverständnis in Versammlungen ohne Gebühren
12. SEKRETARIAT
a) Das Generalsekretariat ist dafür verantwortlich, dass die Tagesordnungen für die Sitzungen effizient erstellt, die Unterlagen und Protokolle verteilt und die vereinbarten Termine strikt eingehalten werden.
b) Der eingetragene Sitz der ECTP - CEU wird in Brüssel bleiben und die finanziellen Angelegenheiten der ECTP - CEU regeln, die Verbindung zu den Institutionen der Europäischen Union und des Europarates halten und die offiziellen Unterlagen und Dokumente der Generalversammlung aufbewahren.
c) Der Geschäftssitz befasst sich mit Buchhaltungsangelegenheiten im Zusammenhang mit der Ausführung des von der Generalversammlung genehmigten Haushaltsplans. Er wird auch die offiziellen Beziehungen zwischen den belgischen Behörden und der ECTP - CEU regeln. In Bezug auf die oben genannten Punkte, aber außerhalb der Umsetzung der aktuellen Beschlüsse, die in den Protokollen der Generalversammlung oder des Exekutivausschusses festgehalten sind, müssen die Beamten des Registered Office die Genehmigung des Präsidenten einholen, bevor sie etwas zu Papier bringen und, was noch wichtiger ist, bevor sie eine Maßnahme mit finanziellen Auswirkungen ergreifen.
13. AMTSSPRACHEN
a) Die offiziellen Sprachen der ECTP - CEU sind Englisch und Französisch, und dies wird in der Dokumentation, den Tagungsunterlagen und den Veröffentlichungen so weit wie möglich anerkannt.
b) Ist der Verfasser eines Dokuments, das für den internen Gebrauch durch die Mitglieder bestimmt ist, keiner der beiden Amtssprachen vollständig mächtig, so kann der Text in einer anderen Sprache abgefasst werden, wenn eine annähernde Übersetzung, sei es auch in zusammengefasster Form, in einer der beiden Amtssprachen vorgelegt wird.
c) Die Mitglieder des Exekutivausschusses können untereinander die Sprache verwenden, die für sie am einfachsten ist, wenn der Angesprochene sie versteht.
14. BELGISCHE GERICHTSBARKEIT
Die ECTP - CEU ist eine juristische Person (aisbl / vzw) nach belgischem Recht. Sollte dies, aus welchen Gründen auch immer, nicht mehr angemessen sein, wäre die Wahl eines anderen Rechts eine Frage der Vereinbarung.