Comme convenu (mis à jour) lors de l'AG de printemps 2016 - 29-30 avril - Bruxelles
1. PRINCIPES
a) Représenter les intérêts des différents instituts et associations d'urbanistes conformément à l'art. 5 des Statuts établis dans les pays représentés par le Conseil de l'Europe.
b) Représenter, par l'intermédiaire de leurs instituts et associations, les intérêts des urbanistes travaillant dans les secteurs public, privé et universitaire.
c) Réunir en tant que membres correspondants ou observateurs des représentants des secteurs privé, académique, public ou associé ayant un lien avec la pratique de la planification.
d) établir des partenariats avec des organisations internationales qui soutiendront les ambitions de l'ECTP-CEU
e) Adopter une structure ordonnée, simple, économique, efficace et propre à faciliter le travail et la prise de décision.
f) Assurer la continuité et la représentation officielle des différents membres, en reconnaissant que certains présidents ne peuvent exercer leur fonction au sein de leur institut ou association que pendant un an.
2. STRUCTURE
a) L'ECTP - CEU est composé de deux délégués par institut ou association. Il est présidé par le Président. En désignant leurs délégués, les instituts et les associations sont encouragés, dans la mesure du possible, à représenter les intérêts de leurs membres travaillant dans les secteurs public, privé et universitaire. La durée du mandat des délégués est laissée à la discrétion des instituts et des associations.
b) LE COMITÉ EXÉCUTIF, appelé "Comité Exécutif" dans les statuts, comprend les administrateurs, à savoir le président, le vice-président, deux ou plusieurs administrateurs, le secrétaire général et le trésorier. Il est présidé par le Président. Les administrateurs ont un mandat de quatre ans et ne sont rééligibles qu'une seule fois consécutivement. Le président exerce un mandat de deux ans en alternance avec le vice-président pour le deuxième exercice biennal et est rééligible. Lors de chaque élection, le Comité exécutif s'efforcera de trouver avec les délégués un arrangement qui, dans la mesure du possible, prévoira une période adéquate d'association avec l'ECTP - CEU, dans l'intérêt de la continuité.
c) Des groupes de travail et des task forces peuvent être désignés pour entreprendre des tâches spécifiques. Chaque membre a droit à un représentant dans chaque groupe de travail ou task force, qui peut être choisi parmi les délégués permanents auprès de l'ECTP - CEU ou d'autres représentants. La durée du mandat des représentants est laissée à la discrétion des instituts et des associations.
3. RESPONSABILITÉS ET DÉLÉGATION DE POUVOIRS
a) L'Assemblée générale est à la fois un organe de décision et un organe de travail. L'approbation de l'Assemblée générale est requise pour les points de l'ordre du jour conformément à l'art. 21 des statuts.
b) Le Comité exécutif a toute autorité pour agir dans le cadre de son mandat et de son budget.
c) Le rôle du Comité exécutif est le suivant :
(i) Maintenir la dynamique et organiser les activités de l'ECTP - CEU.
(ii) prendre l'initiative sur les questions administratives et constitutionnelles, y compris le budget et l'admission de nouveaux membres, ainsi que pour le règlement des différends.
(iii) préparer des documents et formuler des recommandations à l'intention de l'Assemblée générale.
(iv) superviser les groupes de travail et les task forces, les informer et recevoir leurs résultats et s'assurer qu'ils disposent de programmes efficaces auxquels ils adhèrent.
(v) représenter l'ECTP - CEU en cas de besoin.
(vi) organiser la procédure d'élection des membres du comité exécutif.
d) Le président peut convenir de propositions autres que celles spécifiquement réservées à l'assemblée générale au point a) ci-dessus entre les réunions, le cas échéant, et faire rapport à la réunion suivante du comité exécutif.
e) À moins que des questions ne soient spécifiquement déléguées pour action, les groupes de travail préparent des propositions que le comité exécutif et l'assemblée générale votent conformément aux principes convenus.
4. ÉLECTION DU COMITÉ EXÉCUTIF
a) Le Comité exécutif (ExCo) est composé d'un minimum de 3 et d'un maximum de 9 délégués élus et doit refléter un équilibre entre les pays du nord, du centre et du sud de l'Europe, ainsi qu'entre les grandes et les petites associations. Le nombre d'administrateurs au sein de l'ExCo peut être augmenté par décision de l'Assemblée générale.
b) Les membres de l'ExCo sont élus tous les 4 ans par l'Assemblée générale au scrutin secret.
c) Tous les membres de l'ExCo (également appelés "administrateurs") sont élus pour un mandat de quatre ans. Tous les membres de l'ExCo ne peuvent être réélus qu'une seule fois consécutivement. L'aptitude des candidats est jugée par l'Assemblée générale sur la base d'une proposition d'orientations de politique générale présentée à l'Assemblée générale par chaque candidat. Lorsqu'il se présente à l'élection, chaque candidat doit également déclarer sa volonté de se présenter à la présidence au cours de la période à venir et publier un manifeste ou une déclaration spécifique contenant des propositions de politiques et d'actions. Ce document (révisé au fil du temps) est la base sur laquelle les deux présidents sont nommés conformément au paragraphe f).
d) Les statuts prévoient qu'un membre de l'ExCo doit être l'administrateur belge et doit être de nationalité belge.
e) Un membre de l'ExCo peut être élu parmi les délégués des membres correspondants et a le droit de vote au sein de l'ExCo.
f) Après l'élection visée au paragraphe c), l'ExCo se réunit pour nommer deux présidents, un secrétaire général et un trésorier au scrutin secret. Ces postes peuvent également être occupés par l'administrateur belge. Aucun de ces postes ne peut être occupé par le membre de l'ExCo élu conformément au paragraphe e).
g) L'Assemblée générale ratifie la composition de l'ExCo au scrutin secret ; si l'Assemblée générale ne la ratifie pas, l'ExCo propose une composition différente. Si aucune ratification n'est obtenue, l'Assemblée générale élit directement les postes de l'ExCo au scrutin secret.
h) L'un des présidents est en charge du premier exercice biennal, l'autre de l'exercice suivant. L'alternance est automatique. L'ordre d'alternance est décidé par l'ExCo.
i) L'un des deux présidents exerce la fonction de vice-président lorsque l'autre exerce la présidence. En cas d'absence du président pour quelque raison que ce soit au cours de son mandat, le vice-président assume la présidence jusqu'à la fin de la période naturelle. En cas d'absence des deux présidents au cours de leur mandat, l'ExCo élu désignera deux nouveaux présidents conformément au point f).
j) En cas de défaillance d'un ou plusieurs membres de l'ExCo au cours de leur mandat, l'Assemblée générale élira un ou plusieurs nouveaux membres de l'ExCo qui agiront au sein de l'ExCo jusqu'à la fin de la période naturelle.
l) Si un membre de l'ExCo cesse d'être un délégué de son association, le paragraphe j) s'applique.
m) L'Assemblée générale peut contester un ou plusieurs membres de l'ExCo s'il est prouvé qu'il/elle n'agit pas conformément aux statuts ou qu'il/elle ne remplit pas suffisamment ses fonctions. Dans ce cas, le membre de l'ExCo en question peut exprimer ses objections. L'Assemblée générale décidera par vote secret.
n) L'élection du nouvel ExCo aura lieu lors de l'Assemblée générale précédant la dernière de l'ExCo sortant. L'ExCo élu commencera son mandat après la conclusion de l'Assemblée générale suivant celle au cours de laquelle il a été élu.
5. RÉUNIONS
a) L'Assemblée générale se réunit deux fois par année civile (dont l'une est considérée comme l'Assemblée générale annuelle). Les présidents des instituts et associations qui ont souscrit à l'accord international et à la déclaration seront également invités à assister à l'assemblée générale annuelle.
b) Le Comité exécutif se réunit immédiatement avant ou après la réunion de l'Assemblée générale. D'autres réunions du Comité exécutif peuvent être organisées dans les intervalles entre les Assemblées générales, le cas échéant.
c) Les lieux de réunion sont fixés annuellement. L'Assemblée générale se réunit généralement de préférence à Bruxelles. Lors d'occasions spéciales et sur recommandation du comité exécutif, l'assemblée générale peut se réunir n'importe où en Europe, à condition qu'un accès raisonnable soit assuré pour tous les membres.
6. VOTE
a) Lors des réunions de l'Assemblée générale, chaque pays européen a droit à une voix. (Les membres correspondants, les observateurs et les associations de partenariat n'ont pas le droit de vote.
b) Lors des réunions de l'Assemblée générale, seul un délégué de chaque membre effectif peut voter au nom de ce membre effectif. En l'absence des deux délégués, chaque membre effectif peut désigner un autre membre effectif pour voter en son nom. Le vote in absentia n'est possible pour les questions inscrites à l'ordre du jour des réunions de l'Assemblée générale que si une déclaration de vote écrite a été remise au Secrétaire général avant que le point de l'ordre du jour ne soit abordé. La représentation par procuration lors d'un scrutin est également possible si le secrétaire général reçoit une preuve écrite de la désignation de la procuration avant que le point de l'ordre du jour ne soit abordé.
c) Tout amendement à des propositions relatives à des questions financières doit être présenté par écrit si un membre de l'Assemblée estime que cela est nécessaire pour une bonne compréhension.
d) Lors des réunions de l'Assemblée générale, le vote sur les questions suivantes se fait au scrutin secret :
- l'admission ou l'exclusion des membres ;
- la composition et l'élection du comité exécutif ;
Le vote sur les autres questions se fait normalement à main levée.
e) Trois présidents d'honneur, le président en exercice ou le secrétaire général formeront dans cet ordre une équipe de trois scrutateurs chargés de veiller au respect de la procédure dans le cas de ces scrutins.
f) Lors des réunions du Comité exécutif, chaque membre du Comité exécutif dispose d'une voix et la majorité simple des voix exprimées est requise pour toutes les décisions. En cas d'absence d'un membre du Comité, un autre membre du Comité peut être mandaté pour le représenter par procuration. La moitié des membres du Comité exécutif présents en personne ou représentés par procuration constitue le quorum.
g) Le président, lorsqu'il préside l'Assemblée générale et le Comité exécutif, dispose d'une voix prépondérante.
h) Les membres du comité exécutif peuvent assister et prendre la parole aux réunions des groupes de travail ou des task forces ex officio. Il n'est pas prévu qu'un vote soit nécessaire lors des réunions des groupes de travail ou des task forces.
7. PRÉPARATION DES RÉUNIONS DE LA CCTP - CEU
a) L'ordre du jour des réunions de l'Assemblée générale est préparé par le Comité exécutif. Les sujets à discuter seront énumérés et, si nécessaire, étayés par des notes, des rapports et des propositions détaillées.
b) Chaque ordre du jour comprend au moins les points suivants :
(i) une liste de toutes les questions à examiner (sous réserve de modifications mineures)
(ii) le procès-verbal de la dernière réunion de l'Assemblée générale (tel que lu)
(iii) le procès-verbal ou le rapport du président de toute réunion ultérieure du comité exécutif (à titre d'information et de clarification uniquement)
(iv) questions financières (rapport du trésorier)
(v) la fixation des dates et lieux des deux prochaines réunions de l'Assemblée générale.
c) Lors de l'assemblée générale annuelle de printemps, les comptes annuels de l'année précédente jusqu'au 31 décembre et le budget de l'année suivante doivent être soumis pour approbation.
d) Lors de l'assemblée générale annuelle, le comité exécutif doit rendre compte des mesures prises pour atteindre l'objectif d'avoir au moins un membre de chaque pays européen et l'ordre du jour doit indiquer dans quelle mesure cet objectif a été atteint.
e) L'ordre du jour des réunions de l'Assemblée générale est diffusé par le Secrétaire général au moins un mois avant chaque réunion.
8. RÉPARTITION STANDARD DES AFFAIRES LORS DES RÉUNIONS DE LA CCTP - CEU
a) Les réunions de l'assemblée générale porteront sur trois questions :
(i) les questions administratives et politiques internes ;
(ii) échange professionnel/débat politique sur les questions de planification
(iii) les spécificités professionnelles, qui peuvent être introduites par des invités extérieurs.
b) Une période considérable sera consacrée à l'échange professionnel et au débat politique sur les questions de planification. C'est pourquoi le point (i) comporte une section sur les points à débattre et une section informative. La durée des interventions sera suggérée par le Président avant la discussion sur une base d'égalité.
c) Lors des assemblées générales annuelles, les présidents des organisations membres sont invités à participer activement à la partie a) (ii). La durée des discours sera suggérée par le Président sur une base d'égalité.
Chaque association membre envoie au secrétaire général, au plus tard le 31 octobre, une mise à jour annuelle du développement de l'aménagement du territoire, de l'éducation, de la réglementation, des principaux événements, en actualisant les informations du site web.
d) Pour la caractéristique professionnelle spéciale, des orateurs peuvent être invités à chaque réunion de l'assemblée générale pour présenter leurs points de vue sur des questions importantes pour l'ECTP - CEU, les organismes membres ou la profession.
e) Les points de l'ordre du jour en suspens à la fin de la réunion de l'Assemblée générale seront reportés à la réunion suivante ou renvoyés au Comité exécutif pour une préparation plus approfondie ou pour être formulés par un groupe de travail.
9. PARTICIPATION AUX ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
a) Chaque membre effectif peut désigner un représentant supplémentaire pour accompagner les délégués aux réunions de l'Assemblée générale, soit pour une réunion spécifique, soit de manière continue. Ces représentants, les délégués des membres correspondants et les observateurs peuvent participer aux réunions mais ne peuvent pas voter.
b) Les représentants des observateurs peuvent assister aux Assemblées générales, sauf lors des discussions relatives à leur admission. Ils ne peuvent pas voter et ne peuvent prendre la parole que s'ils y sont invités par le président. Les hôtes et autres invités, y compris les représentants de partenariats, peuvent assister aux réunions de l'Assemblée générale et prendre part aux discussions sur invitation du Président, mais n'ont pas le droit de vote.
c) En cas de discussions plénières de nature confidentielle, les invités et autres convives peuvent être priés par le président de quitter la salle.
d) La parole est ouverte à tous les membres de l'ECTP - CEU sur la base de l'égalité de la durée des interventions par membre. Des interventions plus longues peuvent être autorisées dans le cas de discussions basées sur un document préparé soumis à la réunion.
10. RÉSILIATION DE L'ADHÉSION
a) L'Assemblée générale peut mettre fin à la qualité de membre sur recommandation du Comité exécutif si un membre n'est plus en mesure de répondre aux critères d'adhésion ou si tout ou partie de sa cotisation à l'ECTP - CEU reste impayée pendant six mois ou plus.
b) Les demandes de réintégration sont traitées de la même manière que les demandes initiales, mais tout membre dont l'adhésion a été résiliée pour non-paiement des cotisations ne sera pas réintégré tant que tous les arriérés n'auront pas été réglés, sauf décision contraire de l'Assemblée générale.
11. ABONNEMENTS
a) Les cotisations annuelles à l'ECTP - CEU sont calculées selon un barème approuvé par l'Assemblée générale lors de sa réunion de printemps et sont dues et payables le 28 février de chaque année.
b) Si tout ou partie de la cotisation d'un membre reste en souffrance, les droits de vote de ce membre sont suspendus jusqu'au paiement de l'arriéré, à moins que l'Assemblée générale n'accepte que la défaillance soit due à des circonstances exceptionnelles et ne s'assure que le paiement sera effectué avant sa prochaine réunion.
c) Les observateurs et les membres correspondants paieront une contribution qui sera établie et approuvée par l'Assemblée générale.
d) Ces contributions et les cotisations des membres doivent être calculées pour la première année sur une base mensuelle au prorata.
e) Si aucun nouvel accord n'est conclu, le niveau de cotisation fixé pour l'année précédente reste en vigueur.
f) Le partenariat avec d'autres associations internationales est basé sur un accord mutuel lors d'assemblées sans frais.
12. SECRÉTARIAT
a) Il incombe au secrétariat général de veiller à la préparation efficace des ordres du jour des réunions, à la diffusion des documents et des procès-verbaux et au strict respect des délais convenus.
b) Le siège de l'ECTP - CEU restera à Bruxelles et s'occupera des affaires financières de l'ECTP - CEU, assurera la liaison avec les institutions de l'Union européenne et du Conseil de l'Europe et conservera les dossiers et documents officiels de l'assemblée générale.
c) Le siège social s'occupera des questions comptables liées à l'exécution du budget approuvé par l'Assemblée générale. Il s'occupera également des relations officielles entre les autorités belges et l'ECTP - CEU. En ce qui concerne ce qui précède, mais en dehors de la mise en œuvre des décisions actuelles consignées dans les procès-verbaux des réunions de l'Assemblée générale ou dans les procès-verbaux des réunions du Comité exécutif, les fonctionnaires du siège social doivent demander l'approbation du président avant d'engager quoi que ce soit sur papier et, plus important encore, avant d'entreprendre toute action ayant des implications financières.
13. LANGUES OFFICIELLES
a) Les langues officielles de l'ECTP - CEU sont l'anglais et le français et cela sera reconnu dans la mesure du possible dans la documentation, les actes et les publications.
b) Lorsque l'auteur d'un document destiné à l'usage interne des membres n'est pas pleinement compétent dans l'une des deux langues officielles, le texte peut être rédigé dans toute autre langue si une traduction approximative, même sommaire, est fournie dans l'une des deux langues officielles.
c) Les membres du Comité exécutif peuvent utiliser entre eux la langue qui leur est la plus facile à utiliser si leur interlocuteur la comprend.
14. JURIDICTION BELGE
L'ECTP - CEU est une personne morale (aisbl / vzw) de droit belge. Si, pour quelque raison que ce soit, ce droit devenait inapproprié, le choix d'un autre droit ferait l'objet d'un accord.